Notariusz do dokonania większości czynności notarialnych potrzebuje szeregu dokumentów, danych osobowych stron biorących udział w czynności oraz informacji dotyczących przedmiotu czynności. Dokumenty powinny być dostarczone w oryginale bądź poświadczone przez notariusza.  Poniższe wyliczenie ma charakter przykładowy, gdyż każda sprawa jest traktowana indywidualnie, wobec tego notariusz może poprosić strony o dodatkowe oświadczenia i dokumenty.

1. Sprzedaż lub darowizna nieruchomości gruntowej:

  1. numer bądź odpis zwykły z księgi wieczystej; w przypadku braku księgi wieczystej – akt własności ziemi lub inny dokument potwierdzający prawo własności,
  2. podstawa nabycia: jeden z wymienionych dokumentów to jest wypis aktu notarialnego umowy przeniesienia własności lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego*,
  3. dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych i darczyńców (imiona, nazwiska, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania),
  4. dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  5. wartość rynkowa działki (cena sprzedaży),
  6. warunki i data wydania działki,
  7. zaświadczenie bądź wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub ostateczna decyzja o warunkach zabudowy,
  8. wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej,
  9. ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy następuje podział,
  10. ewentualny numer konta bankowego zbywcy.

2. Sprzedaż lub darowizna lokalu z księgą wieczystą:

  1. numer bądź odpis zwykły z księgi wieczystej,
  2. podstawa nabycia: jeden z wymienionych dokumentów to jest wypis aktu notarialnego umowy przeniesienia własności lub umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego*,
  3. dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, adres zamieszkania),
  4. dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  5. wartość rynkowa lokalu,
  6. warunki i data wydania lokalu,
  7. wypis z rejestru lokali,
  8. ewentualny nr konta bankowego zbywcy.

3. Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  1. zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
  2. podstawa nabycia: czyli jeden z wymienionych dokumentów to jest przydział lub wypis aktu notarialnego umowy przeniesienia własnościowego prawa lub umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
  3. numer bądź odpis zwykły z księgi wieczystej, jeżeli została ona założona,
  4. dane osobowe kupujących i sprzedających (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, adres zamieszkania),
  5. dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
  6. wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
  7. warunki i data wydania lokalu,
  8. ewentualny nr konta bankowego zbywcy.

4. Testament:

  1. dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia),
  2. dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia).

5. Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości:

  1. dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania),
  2. dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania),
  3. opis nieruchomości – numer bądź odpis zwykły księgi wieczystej.

6. Akt poświadczenia dziedziczenia:

  1. akt zgonu spadkodawcy,
  2. testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
  3. akt stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (w przypadku osób, które zmieniły nazwisko po zawarciu małżeństwa),
  4. nr PESEL zmarłego,
  5. numery lub odpisy z ksiąg wieczystych nieruchomości, wchodzących w skład spadku (notariusze sporządzający akty poświadczenia dziedziczenia zawiadamiają sąd właściwy do prowadzenia księgi wieczystej o każdej zmianie właściciela nieruchomości, dla której założona jest księga wieczysta).

7. Umowa majątkowa małżeńska (np. intercyza)

  1. odpis skrócony aktu małżeństwa,
  2. dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, NIP, adres zamieszkania).

Przydatne informacje

* Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego, jest wymagane, jeżeli zbywający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu, nieodpłatnej: renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z Urzędu Skarbowego odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia zawsze jest wymagane.
Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku to przed udaniem się do Urzędu Skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.
Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu - umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych - jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.
W razie pytań skontaktuj się z Kancelarią